september 21st, 2021 | Michel Franken, Director - Netherlands

Dit zijn de 4 belangrijkste background screenings van Nederland

Steeds meer Nederlandse organisaties besluiten eerst een background screening uit te voeren alvorens ze iemand aannemen. Maar wat voor vormen komen er daar allemaal in voor? Een klein overzicht van de belangrijkste vier.

Als je eenmaal hebt besloten dat het een goed idee is om te checken wat een kandidaat opschrijft in zijn of haar cv, komt natuurlijk meteen de vraag: hoe doe je dat dan? In Nederland worden vier background screenings het meest uitgevoerd:

1. Verificatie identiteitsdocument
2. Opleidingscheck
3. Verificatie werkervaring
4. Verklaring omtrent het gedrag (VOG)

Verificatie identiteitsdocument

Het verifiëren van de identiteit van een nieuwe medewerker is een gerechtvaardigd doel en daarom niet in strijd met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Volgens de Wet op de loonbelasting moet een werkgever een kopie of scan van het identiteitsbewijs van een werknemer bewaren. Maar als het ‘slechts’ een sollicitant betreft, moet de nieuwe medewerker wel altijd eerst toestemming geven voordat een ID-verificatie kan plaatsvinden en moet bovendien het BSN-nummer onherkenbaar zijn gemaakt. De AVG schrijft ook voor dat het BSN-nummer van een sollicitant niet bewaard mag worden.

Het gaat hierbij overigens niet altijd om een geldig rijbewijs of paspoort. Ook enkele andere documenten zijn mogelijk. Tijdens een ID-verificatie wordt altijd gecontroleerd of het document authentiek is, voldoet aan de gestelde wettelijke eisen en of het document nog geldig is en overeenkomt met de gegevens van de kandidaat. Het BSN nummer wordt dus níet geverifieerd.  Een ID-verificatie heeft een doorlooptijd van 1-2 werkdagen.

Opleidingscheck

Voor de meeste functies volstaat het om alleen de hoogst genoten opleiding te controleren. Als iemand claimt de universiteit te hebben afgerond, kun je ervan uitgaan dat die universiteit al een check heeft gedaan of diegene wel tot de opleiding mocht worden toegelaten.

In eerste instantie zou je misschien denken dat voor een opleidingscheck een kopie van het diploma volstaat. Diplomafraude komt echter ook in Nederland regelmatig voor. Daarom is een verificatie bij de bron veel doeltreffender. De Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) heeft een diplomaregister waar je als werkgever de diplomagegevens (na toestemming van de kandidaat) kunt opvragen.

Het diplomaregister bevat overigens alleen diploma’s en certificaten van opleidingen die door het ministerie van OCW zijn erkend. Maar diploma’s die niet in dit register zijn opgenomen kun je natuurlijk ook verifiëren, en wel: aan de bron. Dit kan wel een tijdrovende bezigheid zijn. Maar als organisatie wil je er zeker van zijn dat je de juiste gekwalificeerde mensen aanneemt, dus is het vaak wel een belangrijke stap om uit te voeren.

Verificatie werkervaring

Ook het arbeidsverleden van een kandidaat is het vaak waard om te verifiëren. Uit ervaring blijkt dat hierin meestal de meeste onwaarheden voorkomen. Veel kandidaten profileren zich hierin vaak iets beter dan gerechtvaardigd. Dit gebeurt bijvoorbeeld door de functietitel aan te passen, ten onrechte leidinggevende ervaring te vermelden, of de datum van uit-dienst te verlengen om zo een periode van ‘in between jobs’ te verbloemen.

Als werkgever kun je natuurlijk zelf besluiten hoe ver terug je wilt gaan om de werkervaring van een kandidaat te verifiëren. Ook kun je ervoor kiezen om alleen de ‘’gaten’ in het cv te checken. Soms wordt een periode van werkloosheid als een mini-sabbatical omschreven of als tijd voor een wereldreis. Dat hoeft niet erg te zijn, al wil je natuurlijk wel het liefst dat kandidaten daarover eerlijk en transparant zijn.

Wil je iemands arbeidsverleden checken, dan kun je het beste contact opnemen met de betreffende personeelsadministratie. Vraag hen of en wanneer de kandidaat daar heeft gewerkt, welke functie hij/zij bekleedde en wat de reden en de datum van uit-dienst is geweest. Ook bij deze screening geldt: wel altijd eerst vooraf toestemming vragen aan de kandidaat.

Verklaring omtrent gedrag

Een laatste veelvoorkomende background screening in Nederland betreft de verklaring omtrent het gedrag, kortweg: de VOG, ook nog wel eens een verklaring (of bewijs) van goed gedrag genoemd. Elke werkgever kan voor aanvang van een nieuwe baan naar zo’n verklaring vragen, al is hier ook relevantie belangrijk. Een veroordeling wegens ‘rijden onder invloed’ is voor een onderwijzer bijvoorbeeld niet relevant, maar voor een taxichauffeur natuurlijk wel. Ook als de sollicitant gaat werken met vertrouwelijke gegevens of geld kan zijn nieuwe werkgever om een VOG vragen.

Een VOG wordt afgegeven uit naam van de minister. Die kan dat kort gezegd weigeren als de recidive van het strafbare feit: a. een risico inhoudt voor de maatschappij en/of b. het strafbare feit direct te maken heeft met het doel waarvoor de VOG wordt aangevraagd (denk aan de veroordeelde pedoseksuele delinquent die kleuterleider wil worden).

Een VOG kunnen werknemers, via hun werkgever, aanvragen bij de gemeente. Er is ook een ‘zwaardere’ screening mogelijk, door de AIVD. Bij zo’n diepgaander veiligheidsonderzoek kan de AIVD uiteindelijk een verklaring van geen bezwaar (VGB) afgeven.

Uitbesteden

Er zijn naast deze 4 bekende vormen natuurlijk ook nog heel veel andere background screenings mogelijk. Een krediettoetsing bijvoorbeeld, zoals verplicht in sommige sectoren, of een check op sociale media om daar de risico’s van een kandidaat in kaart te brengen. Ook een rijbewijsverificatie, voor mensen die een organisatie vertegenwoordigen op de weg, komt geregeld voor.

Doordat kandidaten screenen vaak een arbeidsintensief proces is, dat je graag zo snel mogelijk afgerond wilt hebben, kiezen steeds meer organisaties ervoor om dit proces uit te besteden. Wil je hierover meer weten? Neem dan gerust contact op of raadpleeg eerst ons factsheet.

Over de auteur:

Michel Franken heeft 20 jaar ervaring in de HR-technologiesector en is betrokken geweest bij talloze HR-transformatietrajecten. Variërend van het implementeren of migreren van payrolloplossingen, HR core systemen met ESS & MSS-functionaliteit, Talent Management Systemen, Recruitment systemen tot Global Background screening oplossingen.

Deze content dient uitsluitend ter informatie. First Advantage is geen advocatenkantoor, en dezecontent is geen juridisch advies en beoogt dat ook niet te zijn. De hier verstrekte informatie ismogelijk niet de meest recente juridische of andere informatie.

Voor advies over specifieke juridische kwesties dienen lezers van deze content contact op tenemen met hun advocaat of jurist. Geen lezer, of gebruiker van deze content, moet op basis vaninformatie in deze content handelen of afzien van handelen voordat eerst juridisch advies isingewonnen van juridische adviseurs of advocaten in het relevante rechtsgebied. Alleen uw eigenadvocaat of juridisch adviseur kan de zekerheid geven dat de hier verstrekte informatie, en uwinterpretatie daarvan, van toepassing is op of relevant is voor uw specifieke situatie. Uit het gebruikvan en toegang tot deze content vloeit tussen de lezer of gebruiker van deze presentatie en FirstAdvantage geen advocaat-cliëntrelatie voort.