november 1st, 2021 | Michel Franken, Director - Netherlands

Welke 5 vragen moet je jezelf stellen bij de implementatie van pre-employment screening in je selectieproces?

Vertellen kandidaten de waarheid op hun cv? Vaak is het handig om dat van tevoren te checken. Maar wanneer doe je dat het best? Bij álle kandidaten, of alleen voor degene die je uiteindelijk kiest? En hoe pak je dat dan het beste aan? In dit blog bespreek ik een vijftal keuzes.

Voordat je als werkgever met iemand in zee gaat, wil je zeker weten wat voor vlees je in de kuip hebt. Maar hoe check je dat het beste en het snelst, zonder dat je kandidaat er zelf veel nadeel van ondervindt? Daarvoor zijn tegenwoordig allerlei zogeheten pre-employment screenings – of: antecedentenonderzoeken – mogelijk. Vrijwel alle banken en financiële instellingen vereisen momenteel al zo’n PES-screening en vaak staat dat zelfs al vermeld in de vacature. Ook voor andere functies wordt het steeds gebruikelijker. En logisch ook, want uit onderzoek is gebleken dat 71% van alle cv’s onwaarheden bevat, die er al dan niet bewust in zijn geplaatst. Een pre-employment screening kan dan veel problemen voorkomen, en veel checks zijn bovendien relatief eenvoudig uit te voeren, op basis van openbare data.

Maar welke keuzes liggen dan eigenlijk allemaal voor. Ik noem er 5:

#1. Wie wil je checken?

De eerste vraag is meteen misschien de belangrijkste vraag die je jezelf moet stellen. Wil je een screening voor elke nieuwe medewerker, ongeacht zijn of haar functie? En wil je ook flexwerkers, zzp’ers, interimmanagers, trainees en zelfs uitzendkrachten een screening voorleggen? Op deze vragen is eigenlijk geen goed of fout antwoord mogelijk. Maar wel belangrijk is het zogeheten proportionaliteitsbeginsel, oftewel: het middel moet natuurlijk wel in verhouding staan tot het doel.

Daarnaast moet je je natuurlijk afvragen hoeveel kandidaten voor een bepaalde functie je wilt screenen. Alle sollicitanten voor een vacature een screening laten ondergaan? Dat is waarschijnlijk overdreven en niet proportioneel. Maar wil je alleen de laatste kandidaat voor een bepaalde vacature een screening voorleggen? Dan moet je vooraf goed nadenken over wat er gebeurt als er uit de screening informatie naar voren komt die misschien benoeming in de weg staat. Is dan nummer 2 ook nog wel benaderbaar?

#2. Voor welke functies wil je screenen?

De tweede vraag sluit nauw aan op de eerste. Wil je echt voor elke functie mensen screenen? Of kun je hier een onderscheid in maken?

Bij Sterling hanteren we een onderscheid in zogeheten low, medium en high risk-functies. Het is logisch om in elk geval voor de high risk-functies een pre employment screening te willen uitvoeren, en je huidige functiehuis daarop na te lopen: voor welke functies zou dit allemaal gelden? Sommige organisaties vinden het bijvoorbeeld te ver gaan om ook de stagiairs vooraf te screenen. Maar wat als je stagiair wel toegang krijgt tot alle relevante databases?

Veel organisaties laten in elk geval hun hogere management screenen, maar daarnaast ook iedereen die bijvoorbeeld met geld of goederen werkt, iedereen die met kinderen, ouderen, zieken of minder valide personen werkt, en iedereen die toegang heeft tot gevoelige informatie, essentiële infrastructuur of gevoelige gebieden (zoals machines in bedrijf, of anderszins minder veilige plekken). Overal waar integriteit of veiligheid een grote rol speelt, met andere woorden. Want dit zijn vanzelfsprekend ook de plekken waar onveilig of niet-integer gedrag de meeste invloed hebben. En waar een pre-employment screening dus het meest zijn waarde kan bewijzen.

#3. Hoe uitvoerig wil je het hebben?

Van ID-check tot Verklaring Omtrent Gedrag; eigenlijk kun je voordat je iemand in dienst neemt heel wat laten checken. Heeft iemand daadwerkelijk de diploma’s die hij of zij claimt te hebben? Klopt de opgegeven werkervaring wel? Is de potentiële nieuwe medewerker bereid een integriteitsverklaring in te vullen en goed te keuren?

Voor sommige functies zijn bepaalde checks al verplicht. In de logistieke sector is bijvoorbeeld de zogenoemde ‘known consignor’-wetgeving van kracht, regelgeving die is komen overwaaien uit de Verenigde Staten en organisaties gericht op luchttransport verplicht om het arbeids- en strafrechtelijk verleden van magazijnmedewerkers te checken en vast te leggen. En de zorgsector kent sinds 2016 de zogeheten ‘vergewisplicht’, als onderdeel van de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz). Sindsdien zijn zorginstellingen verplicht om te onderzoeken of (potentiële) medewerkers voldoende geschikt zijn om zorg te verlenen. De financiële sector, ten slotte, kent de Wet op het financieel toezicht (Wft), die voorschrijft dat van nieuwe medewerkers onder andere de VOG, integriteit en het insolventieregister moeten worden bekeken.

Voor andere functies heb je als werkgever hierin een grote vrijheid. Wil je je kandidaten een integriteitsvragenlijst voorleggen of -interview houden? Wil je een financiële toets van de medewerker? Wil je weten hoe er over iemand op internet wordt geschreven? Het zijn allemaal keuzes die je vooraf kunt vastleggen, en die teleurstelling achteraf kunnen helpen voorkomen.

#4. Wil je het automatisch inbouwen?

Zie je op tegen al het werk van een pre-employment screening? Goed nieuws: er zijn tegenwoordig marktpartijen zoals Sterling, die je al het werk eenvoudig uit handen kunnen nemen. En dat hoeft absoluut niet duur te zijn. Daarnaast heeft je HR afdeling meer tijd voor andere zaken terwijl je zeker bent dat de Sterling, conform de eisen van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) aan het werk gaat. Binnen een beveiligde en gebruikersvriendelijke online omgeving kun je persoonsgegevens efficiënt en veilig inzien en heb je o.a. toegang tot de screeningresultaten van de kandidaten.

Je (potentiële) medewerkers ontvangen toegang tot een intuïtieve app, waar ze eenvoudig de benodigde gegevens kunnen verstrekken. Indien gewenst is er een helpdesk die de kandidaat kan helpen om zo te zorgen voor een zo goed mogelijke candidate experience.

#5. Hoe zorg je voor draagvlak?

Intern draagvlak voor pre-employment screening is vaak niet moeilijk te verkrijgen. De meeste collega’s zien het belang er snel van in. Je hoeft er bovendien geen toestemming van de ondernemingsraad voor te hebben om het uit te (laten) voeren, omdat potentiële medewerkers nog niet in dienst zijn en geen deel uitmaken van de organisatie. Lastig(er) wordt het doorgaans wel als je besluit dat de organisatie zelf de screening uitvoert, zonder een gespecialiseerde partij in de arm te nemen. Dan worden de werkzaamheden vaak tussen verschillende afdelingen verdeeld, waardoor gauw het overzicht mist, en dit als extra belasting wordt ervaren. Dan is een partij die al het werk uit handen neemt natuurlijk wel zo prettig.

Een andere vraag die je jezelf wel moet stellen is: hoe zorg je ook voor extern draagvlak? Oftewel: hoe zorg ik dat de kandidaat het niet als een belemmering ervaart? Het principe van pre-employment screening kan ook bij potentiële medewerkers vaak wel op draagvlak rekenen. Een goede uitslag zorgt immers ervoor dat zij meer kans maken op een baan. Maar in de huidige krappe arbeidsmarkt is het wel belangrijk dat ze door zo’n screening niet afhaken. Daarvoor is het cruciaal dat de screening ook voor hen makkelijk is, waarbij ze de benodigde vragen het liefst mobiel krijgen voorgelegd. Dan kunnen ze het zelf snel invullen, zonder dat het hen uren tijd kost. En jou als organisatie dus misschien wel de gedroomde kandidaat.

Over de auteur:

Michel Franken heeft ruim 20 jaar ervaring in de HR-technologiesector en is betrokken geweest bij talloze (inter)nationale  digitale HR-transformatietrajecten. Variërend van implementaties van payrolloplossingen, HR-systemen, Talent Management Systemen, Recruitment systemen tot aan Global Background screening oplossingen.

Deze content dient uitsluitend ter informatie. First Advantage is geen advocatenkantoor, en dezecontent is geen juridisch advies en beoogt dat ook niet te zijn. De hier verstrekte informatie ismogelijk niet de meest recente juridische of andere informatie.

Voor advies over specifieke juridische kwesties dienen lezers van deze content contact op tenemen met hun advocaat of jurist. Geen lezer, of gebruiker van deze content, moet op basis vaninformatie in deze content handelen of afzien van handelen voordat eerst juridisch advies isingewonnen van juridische adviseurs of advocaten in het relevante rechtsgebied. Alleen uw eigenadvocaat of juridisch adviseur kan de zekerheid geven dat de hier verstrekte informatie, en uwinterpretatie daarvan, van toepassing is op of relevant is voor uw specifieke situatie. Uit het gebruikvan en toegang tot deze content vloeit tussen de lezer of gebruiker van deze presentatie en FirstAdvantage geen advocaat-cliëntrelatie voort.